Doch wie organisiert man seine Aufgaben und Notizen am Besten? Eine digitale Verwaltung macht natürlich heute oft Sinn, jedoch lädt das Medium Computer auch zur »Überorganisation« ein …
So manch einer verbringt mehr Zeit damit, seine Jobs und Termine zu verwalten, als sie tatsächlich zu erledigen. In größeren Agenturen gibt es umfassende Server-basierte Projektmanagement-Systeme, doch viele Leser von Typografie.info sind selbstständige Designer, die dafür weder Bedarf noch das nötige Kleingeld haben. Hier einige Tipps zu Steigerung der Produktivität mithilfe kostenloser Anwendungen.
Notizen verwalten
Dateien liegen in Ordnern, E-Mails im E-Mail-Programm – doch wohin mit den Notizen? Auf ein Blatt Papier? Als Post-It an den Bildschirm heften? Als E-Mail an sich selbst schicken? Auf dem Desktop ablegen? In Text-Dateien in den Projekt-Ordner? Und wie finde ich das alles später ohne Probleme wieder?
Meine Notizen, egal ob privat oder beruflich, verwalte ich mittlerweile ausschließlich mit Evernote. Hier sammle ich die Ideen zum TypoJournal, speichere Links oder ganze Webseiten und PDFs und finde sie jederzeit und dauerhaft schnell wieder.
Die Notizen werden in unterschiedlichen, thematisch organisierten Notizbüchern verwaltet und können neben der automatischen Volltextsuche auch über selbst festgelegte Stichwörter gefunden werden. Das Programm ist für PC und Mac sowie alle gängigen Smartphones und Tablet-Computer verfügbar. Da die Notizbücher auf Wunsch über das Netz synchronisiert werden, hat man auch von verschiedenen Geräten aus jederzeit Zugriff auf seine Notizen. Zettelwirtschaft ade! Evernote ist für alle Systeme kostenlos verfügbar. Die Premium-Version ist erst nötig, wenn man große Dateimengen verwalten möchte.
To-Do-Listen
Wer nur wenige Dinge gleichzeitig in Bearbeitung hat, kommt normalerweise problemlos mit einer einfachen Liste auf Papier oder in einem Textdokument aus. Jedoch bieten die speziellen Programme zur Erstellung von To-Do-Listen auch einige unschlagbare Vorteile. Entsprechende Programme gibt es wie Sand am Meer. Empfehlen möchte ich an dieser Stelle das kostenlose Wunderlist, das für mich genau die richtige Mischung Bedienbarkeit und Funktionsumfang bietet. Wie Evernote ist es für alle gängigen Plattformen verfügbar und synchronisiert sich selbstständig über das Netz.
Im Vergleich zur einfacher Liste auf Papier lassen sich den Aufgaben konkrete Termine zuordnen, sodass man stets sofort sieht, was heute noch zu tun ist. Außerdem lassen sich die Listen mit anderen Nutzern teilen, sodass man problemlos an gemeinsamen Projekten arbeiten kann.
Mac-Nutzer, die es noch etwas umfangreicher mögen, können auch einen Blick auf das ebenfalls kostenlose Tool Producteev werfen. Eine bekannte kommerzielle Lösung ist das Programm Things, das neben den To-Dos auch zugehörige Projekte, Mitarbeiter, Notizen und vieles mehr verwaltet.
Freiwillige Selbstkontrolle
Doch was nützen all die Produktivitätstools wenn man den inneren Schweinehund nicht überwinden kann? Nur noch schnell diesen lustigen Tierfilm bei Facebook anschauen, aber dann geht es wirklich wieder an die Arbeit! Jemand hat Sie bei Twitter erwähnt! Biiiiup! Das Skype-Icon hüpft aufgeregt und meldet eine Chatanfrage …
Keine Gnade kennt in diesem Fall das Mac-Tool SelfControl. Für einen bestimmten Zeitraum sperrt es sämtliche oder ausgewählte Internetdienste vollständig und nicht einmal das Beenden oder Entfernen des Programms kann diese Sperre aushebeln.
In der Regel möchte man natürlich dennoch das Netz zu Recherche-Zwecken nutzen. Deshalb reichen oft einfache Browser-Plugins, die bestimmte Seiten wie Facebook oder Twitter für bestimmte Zeit sperren können. Für Safari-Benutzer gibt es dafür WasteNoTime, für Firefox LeechBlock und Chrome-Benutzer können Chrome Nanny verwenden.
Die Plugins lassen sich komfortabel einstellen, sodass man etwa tagsüber an Werktagen nur beschränkt auf die Seiten zugreifen kann, aber zum Beispiel nach Feierabend oder am Wochenende wieder unbeschränkten Zugriff erhält.
Welche Tools nutzt Ihr zur Produktivitätssteigerung und Verwaltung von Aufgaben und Notizen?
