Tabellen in InDesign-Layout integrieren

[Kathrinvdm]

Liebe Kollegen,

ich stehe vor einem Projekt, bei dem ich große Mengen von Tabellen (ca. 100 Stück) in InDesign importieren und stilistisch anpassen muss. Die Tabellen, die mir geliefert werden, werden sehr vermutlich Excel-Tabellen sein und Preislisten enthalten. Habt Ihr Erfahrungen, Tipps oder Warnungen für mich, was es dabei zu beachten gilt? Gibt es irgendwelche sinnvollen Vorgaben für die Erstellung der Tabellen in Excel, die mir das InDesign-Leben leichter machen würden?

Und Frage 2: Falls Ihr einen Tipp bezüglich einer schönen, modernen, platzsparenden Tabellenschrift für mich habt, würde ich mich auch darüber sehr freuen.

Liebe Grüße

Kathrin

[Gast bertel]

Du hast grundsätzlich 2 Möglichkeiten:

1) Datenzusammenführung

Da müssen die Excel-Tabellen vorher aber als tabstoppgetrennten Text abgespeichert werden, bei Änderungen in Excel muss dann immer ein neues txt erstellt werden. Das ist aber verknüpft und aktualisiert sich dann automatisch in ID.

2) Platzieren

Hier hast du wieder 2 Möglichkeiten:

a) verknüpft => aktualisiert sich dynamisch mit der Excel-Tabelle. In Voreinstellungen > Dateihandhabung > Option aktivieren.

b) Unverknüpft platzieren, für den seltenen Fall, dass die Tabellen sich nicht mehr oder nur marginal ändern. Änderungen müssen dann in ID vorgenommen werden.

Die Tabellen lassen sich gut formatieren, wenn du alle

1. Absatz- und Zeichenformate anlegst

2. Zellformate anlegst, die auch auf die angelegten Absatz- und Zeichenformate verweisen

3. Tabellenformate, die unter anderem die Zellformate nutzen.

Das ist anfänglich eine Frickelei, bis alles steht, dann steht den Tabellen aber nichts mehr im Weg.

In Excel musst du eigentlich nichts beachten, außer dass sie durchgängig aufgebaut sind (immer Kopfzeilen oder eben nie usw.).

[Gast bertel]

Zur Schrift wurden vor ein paar Jahren hier schon ein paar Vorschläge gemacht, da gab es aber sicher hübsche neue seitdem

[Sebastian Nagel]

Kann das nur bestätigen: Tabellen- und Zellenformatvorlagen wirken anfangs wirklich mühsam, bis alles eingerichtet ist. Tabellen-Zellen-Absatz-Zeichenformate die einander gegenseitig "auslösen" ... das kann im Zusammenspiel in der Einrichtung ziemlich komplex werden.

Aber wenn sie dann einmal angelegt sind, kann man so eine "Rohtabelle" mit ein paar Klicks schnell zu 80% vorformatieren.

Was ich vermisse ist, dass die Zeilenhöhen per Format vordefinierbar sind ... dann wären es oft 90% die man so totschlagen kann.

Ansonsten:

Excel-Tabellen lassen sich recht gut übernehmen.

Schlimm ist nur, wenn dir der Kunde Arbeit abnehmen will, und die Tabellen schon in Excel "schön macht", also dort Farben vergibt und Zellen miteinander verbindet ...

[C D]

Ich halte nicht allzuviel von der Datenzusammenführung, da die Verknüpfung sich ja immer nur auf die InDesign-Abfragedatei bezieht, aber nicht auf das Layout-Dokument, in das die Daten zusammengeführt werden. Und wenn die Tabellen alle anders gestrickt sind, musst Du für jeden Tabellentypus eine eigene Abfragedatei einrichten.

Wenn die Daten in den Excel-Tabellen abgesegnet sind, d.h. es sind keine Änderungen im großen Stil zu erwarten, würde ich daher den guten alten Weg über die Zwischenablage nehmen: markiere die benötigen Spalten in Excel, kopiere sie und füge sie in einen Textrahmen mit aktiven Cursor in das indd-Dokument ein.

Das Ergebnis sieht erstmal furchtbar aus, aber mit den von bertel erwähnten Tabellenformaten kannst Du die Tabellen, wenn sie gut ausgetüftelt sind, mit wenigen Klicks an Dein Design anpassen.

Eine konkrete Schriftempfehlung habe ich nicht, zumal ich nicht weiß, um welches Thema es geht.

[Kathrinvdm]

Also meine Idee ist, dass ich die Form der Excel-Tabellen vorgebe. Vielleicht sogar eine Musterdatei verschicke. Die hundert Tabellen werden nämlich von den hundert Mitgliedern eines Verbandes ausgefüllt und werden dann in einer gemeinsamen Preisliste (meine InDesign-Datei) zusammengeführt. Da das Ding jährlich erscheinen soll, ist es dann sicherlich sinnvoll, die Tabellen mit dem Layout zu verknüpfen und sie nicht einzubetten, so dass ich bei der Folgeauflage einfach nur die aktualisierten Tabellen neu verknüpfe.

[C D]

Das wird so aber nicht klappen, da Du keine direkte, dynamische Verbindung zwischen der Excel-Tabelle und der Layout-Datei hinkriegst (es sei denn, Du investierst in ein Plug-In). Die Datenzusammenführung arbeitet mit einer intermediären Textdatei und einem weiteren dazwischengestellten indd-Dokument, bevor die Daten im endgültigen Layout landen.

Ich würde Dir unter den gegebenen Bedingungen empfehlen, die Datenabfrage in Word zu machen. Da hast Du weitaus mehr Abfrageoptionen als in InDesign. Das Ergebnis speicherst Du als doc- oder rtf-Datei, die Du mit InDesign verknüpfst. Im Folgejahr erstellst Du eine neue Word-Datei aus der aktualisierten Excel-Datenquelle (mit dem alten Namen) und die Inhalte aktualisieren sich in dem von Dir angelegten Design.

Aber das ist eine Reißbrettplanung. Ob die praxistauglich ist, kann man eigentlich nur anhand des konkreten Materials sagen, weil bei der Datenübernahme noch einige Stolperfallen lauern (z.B. Excel-Zahlenformate).

Ansonsten hilft da wohl nur ein gescriptete Lösung. Eine andere Option wäre ein xml-basierter Workflow, aber ich weiß nicht wie firm Du in diesen Gebieten bist.

[Kathrinvdm]

Ich hatte bertel eigentlich so verstanden, dass das geht:

Platzieren: … verknüpft => aktualisiert sich dynamisch mit der Excel-Tabelle. In Voreinstellungen > Dateihandhabung > Option aktivieren. …

Liege ich da falsch?

[Gast bertel]

C D spricht von der Datenzusammenführung als eine der beiden grundsätzlichen Möglichkeiten.

Da müssen die Excel-Tabellen vorher aber als tabstoppgetrennten Text abgespeichert werden, bei Änderungen in Excel muss dann immer ein neues txt erstellt werden. …

Die Datenzusammenführung ist deswegen auch nicht zu empfehlen, sondern wurde nur der Vollständigkeit halber genannt.

Beim verknüpften Platzieren

Voreinstellungen > Dateihandhabung > Option aktivieren.

hast du diese Problem nicht, da werden inhaltliche Änderungen (z.B. geänderte Zahlen – aber nicht eine Spalte mehr o.ä.) übernommen.

Du liegst also richtig.

[Kathrinvdm]

Dankeschön für die Erläuterungen

[R::bert]

Lässt es sich beim Verknüpfen der Excel in InDesign (CS6) irgendwie einrichten, dass die Spalten in Zeilen getauscht werden?

Ich habe im konkreten Fall einen Warenkatalog vor mir in dem die Produkte mit Artikelnummer (Excel Zeile 1, Spalte 1), Material (Excel Zeile 1, Spalte 2), Größe (Excel Zeile 1, Spalte 3) usw. abgebildet werden. Im Layout sollen die Produktangaben dann nicht wie in der Tabelle nebeneinander, sondern untereinander abgebildet werden.

Gibt es da einen komfortablen Weg der Übersetzung oder andere Tipps?

[R::bert]

Ergänzung:

Man könnte natürlich die Tabelle vorher in Excel transponieren. Bloß – hoffentlich macht das der Kunde mit, da die Tabelle ähnlich Kathrins auch für Folgejahre verwendet und aktualisiert werden soll.

Ich melde mich wieder, wenn dieser Weg nicht funktionieren sollte. Danke erstmal für’s Lesen.

[Gast bertel]

Der Kunde kann ja weiterhin in seiner gewohnte Tabelle arbeiten, wenn du eine eigene aus dieser generierst, deren Achsen eben vertauscht sind.