Word: Kleinstmögliche Templates erstellen

[Kathrinvdm]

Liebe Kollegen, 

 

herrje, ich komme einfach nicht weg vom Microsoft Office … 

 

Ich muss gerade mal wieder CD-konforme Word-Vorlagen für einen Kunden erstellen und die Word-Dokumente sollen so klein wie möglich sein. Der Kunde macht aus den Dateien im Anschluss PDFs und versendet diese per E-Mail – da ist aus seiner Sicht jedes zusätzliche Bit zu viel. Verständlich. Aber das führt dazu, dass er bei jeder einzelnen Vorlage fragt, ob das nicht noch kleiner ginge … und ich möchte da nicht aus Unwissen etwas Falsches sagen. 

 

Jetzt meine Frage an Euch: Wie erstellt Ihr solche Word-Vorlagen (also zum Beispiel einen Briefbogen)? Hinterlegt Ihr eine vollformatige Briefbogengrafik in den Word-Dokument-Hintergrund oder positioniert Ihr einzelne Elemente? Wie erstellt Ihr die Grafiken, wie speichert Ihr sie ab? Welcher Farbraum, welche Auflösung, bettet Ihr Farbprofile ein? Ich frage, weil ich mein Prozedere mal komplett durchleuchten will auf der Suche nach Einsparpotenzial. Kann ja nicht schaden, vielleicht bin ich an irgendeiner Stelle zu umständlich … 

 

Für Eure Hilfe wäre ich von Herzen dankbar!

Kathrin 

[Gast bertel]

Wir positionieren einzelne Elemente, png (oder wmf?), wenn ich mich richtig erinner. Farbprofilierung kannst du getrost weglassen, damit kann Microsoft eh nix anfangen. Alles in sRGB, dann bist du schon mal auf der sicheren Seite.

 

Die Dateigröße in Word hat aber eigentlich nichts mit der späteren pdf-Größe zu tun, sofern du kein vollflächiges Bild in DIN A4 mit 600 dpi einbaust. Beim pdf-Schreiben wird der meiste Speicherplatz durch eingebettete Farbprofile belegt, diese also weglassen, wenn die Größe ausschlaggebend ist.

 

Vorlagenerstellung in Word ist aber derart PitA*, dass wir das an einen Spezialisten ausgelagert haben. Der macht das perfekt (auch pdf-Formulare mit kompliziertesten Berechnungsmöglichkeiten etc.) und es macht ihm dabei sogar Spaß, dem armen Kerl

 

*

Pain in the ass

[Kathrinvdm]

Danke! 

 

Farbprofile habe ich auch bisher schon immer weggelassen und meist habe ich eine vollflächige Briefbogen-Grafik (rgb/jpg) hinterlegt. Was ich mich gerade frage: Wie weit kann ich mit der Auflösung runtergehen, bevor der gemeine Officedrucker mit sichtbarem Qualitätsverlust druckt?

 

Und ist es der beste Weg, die Grafiken in Kopf und Fußzeile einzubetten oder gibt es einen schlaueren Weg?

[TobiW]

Hat nur halb mit der Dateigröße zu tun, aber wenn deine Kunden auf dem Mac unterwegs sein sollten (vermutlich ja nicht): Ich habe mir ein Skript gebaut, mit dem ich auf einen virtuellen Briefbogen drucken kann. D.h. in Word (oder LaTeX in meinem Fall ) gibt es keinen Hintergrund sondern nur die Elemente, die der Benutzer beschreibt, und beim Drucken wird dann der Briefbogen, der als richtige Vektor-PDF vorliegt, „bedruckt“ so dass hinterher eine PDF rauskommt … wenn du willst kann ich das Skript hier zeigen … die Dateigröße könnte das insofern positiv beeinfluss, als dass der Briefbogen eine Vektor-PDF bleiben kann, die entsprechend klein ist.

[Kathrinvdm]

Hm, bei meinem Kunden gibt es sowohl PCs als auch Macs – und auch die Sekretärin muss mit dem Thema klarkommen. Insofern wäre das in diesem Fall vermutlich zu kompliziert. Aber mich interessiert Dein Script – und wie man es einbindet. Ich habe von Scripts keine Ahnung, aber ich könnte ja mal wieder eine Lernkurve einlegen. 

[Schwalbenkoenig]

Mich würde dieses Skript auch sehr interessieren … 

[Carlito Palm]

hallo kathrin, 

 

 

habe bei diesen aufträgen selber auch immer 300 dpi pngs oder jpgs eingebaut (aber nicht formatfüllend, sondern nur so groß wie notwendig.) weil word jeglichen versuch, irgendeine art von vektorgrafik zu importieren entweder verweigert hat oder ganz grässliche, grobpixelige ergebnisse geliefert hat.

 

seit einiger zeit kann word jedoch pdfs platzieren. jetzt hab ich spaßhalber sogar ein eps importiert. hat ordentlich zum konvertieren gedauert, aber das ergebnis ist (bei mir) sauber und das file superklein: docx mit 38 KB iund das pdf 15 KB!

 

teste das mal! (bei mir word 2011/mac)

[R::bert]

Jepp, so machen wir das auch.  Setzt aber voraus, dass der Kunde auch mit einer entsprechend aktuellen Version ausgestattet ist.

[moritzkatz]

 

habe bei diesen aufträgen selber auch immer 300 dpi pngs oder jpgs eingebaut

 

Word reduziert in den Standardeinstellung alle Grafiken auf 220 dpi

 

Tschau

Stefan

[Sebastian Nagel]

PNG ist hier bei uns die bisher schmerzfreieste Variante ...

 

Wenn es schnell gehen soll:

– Das Layout in Indesign vorbereiten und als A4-PDF exportieren

– nach Photoshop mit 300ppi importieren (Medienbox damit das Format erhalten bleibt)

– "Für web speichern" (kleinste mit Photoshop erzeugbare PNGs) und dann je nach Farbumfang/Transparenzbedarf PNG8 oder PNG24 wählen

– In Word in die Kopfzeile importieren, hinter den Text legen, 100% Größe festlegen und die Layout-Koordinaten auf Seite 0/0cm

 

 

Wenn es sehr klein werden soll:

– stattdessen einzelne Elemente in Photoshop aus der Vorlage schneiden und diese einzeln als PNG speichern

– die PNGs durch ein Optimierungsprogramm oder Online-Service durchlaufen lassen (Photoshop ist nicht sehr effizient was PNG anbelangt)

– einzeln In Word platzieren (PitA)

 

 

EPS, PDF und WMF platzieren ... wenn man weiß wer die Dokumente wie verwendet, geht das inzwischen oft gut. Im Wildwuchswucher einer Büroabteilung aber eher nicht.

 

Vorzugsweise erstellen wir die Vorlagen auf einer Windows-Version von Office – die Mac-Varianten behandeln Bilder pauschal anders als die Windows-Versionen (wie die oben angesprochene Reduktion auf 220ppi, teils Neukomprimierung, etc.).

[TobiW]

Ist lange her und meine Erinnerung trügt – ich habe das Skript nur etwas umgebaut. Das Original gibt es inkl. Anleitung hier: http://studer.tv/projects-printonpdfstationery.page (zum Bearbeiten kann die Datei einfach mit einem Text-Editor geöffnet werden) …

[Kathrinvdm]

Der Vollständigkeit halber für spätere Leser hier noch ein Link in einen anderen Thread ähnlichen Themas, in dem ich die einzelnen Steps zur Einbettung einer Bilddatei in ein Word-Dokument (für Mac) noch einmal kurz zusammengefasst habe. 

[TobiW]

Guten Morgen zusammen,

 

ich kram’ diesen Thread nochmal raus. Ein Kunde von mir hat von mir eine Word-Vorlage (erstellt bei mir auf dem Mac mit Word:mac 2008) bei sich in aktuellen Word (2016, Windows) benutzt und der Druck der als PDF platzieren Vorlege ist total pixelig wogegen es auf meinem Rechner tadellos klappt.

Hat jemand eine Idee, woran das liegen kann – kann Word immer noch nicht anständig mit PDFs umgehen  ?

[Gast bertel]

Hat jemand eine Idee, woran das liegen kann – kann Word immer noch nicht anständig mit PDFs umgehen  ?

So ist das leider. Hängt auch immer vom verwendeten Drucker ab, ob’s funktioniert oder nicht.

[TobiW]

Hmrpf … das hatte ich gefürchtet. Dann also doch die guten alten PNGs?

 

Und kann mal jemand bei M$ anrufen und bescheid sagen, dass wir 2016 haben