Inhalte aus Excel-Datei in Indesign-Dokument einfließen lassen

[Kathrinvdm]

Liebe Kollegen, 

 

ich habe mal zwei Fragen:

 

Es gilt, Adressschilder (105 x 74 mm) mit 100 verschiedenen Namen + Berufsbezeichnung zu drucken. Die Schilder sollen vorder- und rückseitig mit dem gleichen Aufdruck versehen werden (kommen in eine beidseitig transparente Hülle, die an einem Lanyard hängt). Der Textinput wird als Excel-Datei angeliefert. Gedruckt werden soll im Copyshop, die Druckvorlage muss also unmissverständlich sein, damit es nicht zu Fehlern kommt.

 

Meine Überlegung dazu: 

 

Ich lege ein A4-Dokument in InDesign an, je Seite mit 4 doppelten Nutzen, wobei die nebeneinanderliegenden Nutzen identisch bedruckt werden.

 

Im Anschluss wird die Seite in vier Streifen (210 x 74 mm) geschnitten, diese werden in der Mitte gefaltet und in die Klarsichthüllen eingesteckt, auf beiden Seiten des Namensschildes ist dann das identische Motiv zu sehen. 

 

Ist das ein sinnvolles Vorgehen oder gibt es eine bessere Lösung?

 

Und nun zur eigentlichen Frage:

 

Wenn ich vorgehe wie beschrieben – gibt es dann eine Möglichkeit, die Daten aus der Excel-Datei automatisiert in die InDesign-Datei einfließen zu lassen?

 

Als kritische Punkte sehe ich:

 

a) Alle Inhalte werden doppelt benötigt

b) Ich habe zwei Textinhalte in unterschiedlicher Formatierung: einmal groß der Name und darunter kleiner die Firma/Berufsbezeichnung. 

 

Oder muss ich das zu Fuß über Copy & Paste lösen?

 

Für Ratschläge wäre ich von Herzen dankbar!

 

Kathrin 

 

[Ralf Herrmann]

 

Wenn ich vorgehe wie beschrieben – gibt es dann eine Möglichkeit, die Daten aus der Excel-Datei automatisiert in die InDesign-Datei einfließen zu lassen?

 

Ja, klar. »Datenzusammenführung« heißt das bei InDesign. Ich hab das für einen Kunden jahrelang für regelmäßig stattfindende Konferenzen gemacht – auch mit Copyshop-Druck und natürlich ohne irgendwelches manuelles Copy&Paste. 

Das ganze wird nur einmal in Kartengröße und mit Musterseite angelegt. Globale Änderungen erfolgen dann also auf der Musterseite. Die Adressen fließen vollautomatisch ein und dann werden die Einzelnutzen ebenfalls automatisch auf Druckbögen exportiert. In deinem Fall müsste dann wohl die doppelten Karten ein Nutzen sein und auch die Ausgangsfläche bilden. Das mehrfache Ausgeben der Daten sollte kein Problem sein.  

[Quarz]

Hallo Kathrin.

hast du mal die InDesign-Hilfe aufgerufen?
https://helpx.adobe.com/de/indesign/using/data-merge.html

Gruß
Quarz
_________________________
Win7 | InDesign CS6 ver 8.1

[Kathrinvdm]

Danke Ihr beiden! Dann weiß ich ja schon mal, dass die Richtung stimmt und weiß jetzt, wie das Thema bei InDesign heißt. Ich lese mich jetzt gleich mal durch die InDesign-Hilfe. 

[Phoibos]

Kann Dein Copyshop nicht doppelseitig drucken? Dann sparst Du Dir das Falten und kannst mit der Schneidemaschine etwas großzügiger arbeiten. 

[Kathrinvdm]

Dann müsste ich für die Rückseite extra ein separates Dokument mit gedrehten Nutzen anlegen, sofern ich acht Nutzen auf dem Blatt haben möchte. Deswegen die Überlegung mit den Doppelnutzen und dem Falten. Und ein A4-Blatt in vier gleich große Streifen zu teilen geht ganz ohne Beschnitt mit nur zwei Schnitten – das macht auch der Copyshop. 

[Sebastian Nagel]

Wenn die automatisierte Datenzusammenführung nicht klappen will (Sonderfälle und Tamtam), machen wir es so:

 

1. Eine Musterseite anlegen die zwei Textfelder enthält, die jeweils Platz für genau eine Zeile im gewünschen Format bietet (also 1 für Name, 1 für Berufsbezeichnung).
2. Zwei Seiten auf Basis dieses Musters anlegen, auf der ersten die Textrahmen vom Muster lösen.
3. Die Excel-Spalte für die Namen kopieren, im Idealfall über einen Reintext-Editor von Formaten und Zellen befreien und dann weiter kopieren (du möchtest einen Namen pro Zeile, die mit einem Absatzzeichen endet)
4. Die Namensliste ins erste Textfeld der ersten Seite reinkopieren. Das ist zu viel Text, es ist nur der erste Namen sichtbar. Über das Textrahmen-Verknüfungswerkzeug den Textrahmen mit seinem Brüderchen auf der nächsten Seite verknüpfen, dabei wilde Strg+Cmd-Shift-Magie drücken damit nicht nur die zweite Zeile sichtbar wird, sondern Indesign auch gleich noch die restlichen 100 Seiten anlegt (so viele wie Zeilen da sind). Im Endeffekt hast du jetzt einfach einen normalen Text mit allen Namen, aber da pro Seite nur eine Zeile Platz ist, brauchst du halt viele Rahmen und Seiten.
5. Das selbe nochmal mit der Berufsbezeichnung machen.
6. Die Sonderfälle nacharbeiten ... (z.B. Frau »Isidora Maria-Louise Rebenklauber-Tannheimer«)

 

Für die Rückseite könntest du das natürlich einfach nochmal wiederholen mit zwei weiteren Textrahmen – dann hast du natürlich 2 Textkopien.

 

Oder du hast ein "Namen-Dokument" mit einfachem Text, und ein Druckbogen-Dokument, in das du die Seiten des Namen-Dokuments entsprechend als Abbildungen platzierst. Das ist aber vermutlich mehr Arbeit?

[Gast bertel]

Dann müsste ich für die Rückseite extra ein separates Dokument mit gedrehten Nutzen anlegen, sofern ich acht Nutzen auf dem Blatt haben möchte. Deswegen die Überlegung mit den Doppelnutzen und dem Falten. Und ein A4-Blatt in vier gleich große Streifen zu teilen geht ganz ohne Beschnitt mit nur zwei Schnitten – das macht auch der Copyshop. 

Die faule Variante: Das Dokument als Einzelnutzen anlegen und dem Copyshop sagen, er möge das entsprechend ausschießen und beidseitig drucken. Das können die nämlich

[Ralf Herrmann]

Die faule Variante: Das Dokument als Einzelnutzen anlegen und dem Copyshop sagen, er möge das entsprechend ausschießen und beidseitig drucken. Das können die nämlich

 

Hehe, die meisten, die ich so kenne, können noch nicht mal was mit dem Wort Ausschießen anfangen. 

[Kathrinvdm]

@ bertel: Hmmm, das klingt verlockend! Allerdings bin ich nicht vor Ort, um das Gelingen zu garantieren, mein Kunde sitzt in Berlin. Und ich kenne den Copyshop nicht, mit dem er normalerweise arbeiten. Aber das werde ich am Montag direkt mal herausbekommen und dann den Copyshop anrufen und fragen. 

 

@ Ralf: Ja, das fürchte ich auch …

[Gast bertel]

Hehe, die meisten, die ich so kenne, können noch nicht mal was mit dem Wort Ausschießen anfangen. 

 

Ja, die Bedenken sind nicht unangebracht und man muss unterscheiden zwischen solchen und solchen. Vielleicht bin ich da etwas verwöhnt von unserem Haus-und-Hof-Dienstleister, der eigentlich ein Copyshop ist, sich aber hochtrabend Digitaldruckerei nennt. Das Gute ist, die Mädels und Jungs dort haben Ahnung. Gibt sicher auch Digitaldruckereien, die keinen Plan haben.

 

Zu InDesign: Die Formatierung kannst du für jedes Datenfeld einzeln vornehmen, das ist also kein Problem. Auch Farben und so weiter sind getrennt einstellbar. Brauchst mir bloß schicken, dann bastel ich dir das, weißt ja. 

[Kathrinvdm]

Uah, bertel, das wäre ja ein Traum! 

 

Darf ich mich dazu die Tage mal bei Dir melden?

Gib mir einfach Bescheid, wann es bei Dir am besten passt!

[Gast bertel]

Immer

[Kathrinvdm]

Dankeschööön!