Ordnerstruktur für Projekte

[Microboy]

Wir sind gerade dabei uns zu dritt zu firmieren und nutzen bisher unterschiedliche »Systeme« wie Projekte bezeichnet werden und wie die dazugehörige Ordnerstruktur aussieht. Das soll nun vereinheitlicht werden und es gibt natürlich Diskussionen über die verschiedenen Möglichkeiten.

 

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Ich benenne meine Jobs mit einem Kundenkürzel (zwei bis drei Buchstaben), einer fortlaufenden Nummer und der Bezeichnung (z.B. »WK_192_DUW_Anzeige_ArteMagazin« oder »BAK_26_Einladung_Sommerfest«).

 

Innerhalb der Ordner gibt es einen »in«-Ordner der alle Email- und Materialeingänge nach Datum sortiert (Unterordner: z.B. 15_12_07) enthält und einen »out«-Ordner der Ausgänge (PDFs, JPGs, Druckdaten, ...)  nach Datum sortiert enthält. Es gibt einen Ordner »alte Dokumente« der alle älteren Dokumente enthält - auf der obersten Ebene liegt immer nur das aktuellste Dokument. Weiterhin gibt es einen Order »Material« in dem je nach Bedarf Unterorder (z.B. Bilder, Fonts, Texte, Logos, ...) angelegt werden und einen Ordner »Links« der bereits bearbeitete Bilder oder sonstige verlinkte Daten enhält. In einigen Fällen gibt es auch einen Ordner »Vorlagen« der kopierte Referenzprojekte enthält.

 

Ist der Job abgeschlossen sammle ich die finalen Daten in einem Order der wie der Job heißt aber mit dem Zusatz »RZ« für Reinzeichnung versehen ist. Die Ordner für Material, alte Dokumente, Links und Vorlagen werden noch aufgehoben bis der Job produziert ist und anschliessend gelöscht. Die Postordner (in & out) werden mit dem RZ-Ordner archiviert.

 

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Ist das so nachvollziehbar? Wie handhabt ihr das? Ist eine Kennzeichnung der InDesign-Dateien mit Personenkürzeln sinnvoll um zu wissen wer zuletzt daran gearbeitet hat?

 

Ziel ist es ein einheitliches System zu finden in dem sich mehrere Leute zurechtfinden.

 

[Þorsten]

Ein System, das benutzt wird, funktioniert.

 

Davon abgesehen fällt mir nur eine Sache ein, die m.E. „nicht so schön“ ist: die zu flache Ordnerstruktur. Wir benutzen einen Ordner pro Kunden benutzen und dort dann Unterordner für Projekte dieses Kunden.

 

EDIT: Das flache System ist nicht nur unübersichtlich, sondern auch fehleranfällig. Meine Frau hat lange so gearbeitet und hatte im Hauptdokumenteordner eine lange Liste mit Ordnern wie

• U1K_Research_Spring2008_PROJEKTNAME
• U1K_Teaching_Spring2008_KURSNAME
• U2K_Research_Spring2009_PROJEKTNAME
• U2K_Research_Fall2010_PROJEKTNAME

usw. usf. »U1K« und »U2K« stehen hier für Kürzel für die Unis, an denen sie war/ist. Es hat aber nicht lange gedauert, bis das System nicht mehr konsistent war. Da gabs dann:

• U1k_research_Spring09_PROJEKTNAME
• Uni2ausgeschrieben_2010fall_KURSNAME

usw. usf.

 

Mit einer Baumstruktur wie dieser geht jetzt alles viel besser:

• UNI1
  • Research
    • 2008
    • 2009
  • Teaching
    • 2008

[Gast bertel]

Unsere sieht so aus:

 

 

Darin lässt sich alles abbilden, egal ob Print- oder Online-Jobs, und jeder kennt sich aus.

 

Daten werden versioniert, damit alte Stände vorhanden sind, und zwar nach dem Schema:

Kundenkürzel_Jobnummer_Jobkurzbeschreibung_JJMMTT

 

also beispielsweise "TYP_0001_Stellenanzeige_192x60_26v4_151207"

da steckt dann sogar noch das Druckprofil drin.

 

Reingezeichnete Daten bekommen ein _RZ statt des Datums und in den Release-Ordner wandern Druck-pdfs, Datensammlungen oder Online-Dateien. Eben alles, was fertig ist und das Haus verlässt.

[Microboy]

@ Þorsten

Da hatte ich mich wohl falsch ausgedrückt. Natürlich liegen die Jobs eines Kunden in dem entsprechenden Kundenordner. Also wie in deiner Baumstruktur. 

 

@ Bertel

Die Unterordner »Fonts« und »Logos« bzw. »CD« gibt es bei mir auch in jedem Kundenordner. Das System die Layoutdaten und die Reinzeichnungsdaten aufzuheben kenne ich - allerdings kommen da einige Datenberge zusammen und eigentlich schaut man doch immer nur in den RZ-Ordner.

 

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Kleiner Nachtrag: In meinen RZ-Ordnern mit den gesammelten Daten gibt es meist auch noch einen Ordner »Working_Files« der PSDs/TIFs mit Ebenen, in RGB oder in höherer Auflösung beherbergt (oder andere »offene« Daten). Im Links-Order im RZ-Order finden sich nur auf eine Ebene reduzierte Bilder im Ausgabeprofil und ähnliches.

[Þorsten]

Da hatte ich mich wohl falsch ausgedrückt. Natürlich liegen die Jobs eines Kunden in dem entsprechenden Kundenordner.

Na dann drück deinen Kollegen diese Struktur auf! Du kannst ihnen ja jetzt erzählen, dass dir das Internet zustimmt.

[Gast bertel]

… Das System die Layoutdaten und die Reinzeichnungsdaten aufzuheben kenne ich - allerdings kommen da einige Datenberge zusammen und eigentlich schaut man doch immer nur in den RZ-Ordner.

Die Layoutdateien werden nur solange aufgehoben, bis die RZ erstellt und die Daten ausgeliefert wurden. Dann brauchen wir auch keine alten Stände wegen eventuell falscher Korrekturen mehr und der Layoutordner wird geleert.

[Microboy]

Die Layoutdateien werden nur solange aufgehoben, bis die RZ erstellt und die Daten ausgeliefert wurden. Dann brauchen wir auch keine alten Stände wegen eventuell falscher Korrekturen mehr und der Layoutordner wird geleert.

 

Im Prinzip wie bei mir, nur dass ich die alten Daten eben in den Ordner »alte Daten« verschiebe. Da wandert dann auch der Links-Ordner mir früheren Versionen der Bilder rein.

[Gast bertel]

Da sind wir radikaler und löschen den alten Krempel. Wenn beispielsweise ein Film gedreht wurde, gibt es diverse Rohschnitte, die schnell mal ein paar Terabyte groß sind. Das alles zu backuppen und zu archivieren ist ein zu großer Aufwand. Es werden also nur das Rohmaterial und der fertige Schnitt aufgehoben.

[Microboy]

Der Ordner »alte Dokumente« wird nach dem das Projekt abgeschlossen bzw. ausgeliefert ist gelöscht. Wir behalten also auch nur das Ausgangsmaterial und das Endergebnis. Wenn es vom Kunden 150 Bilder gab und nur 15 verwendet wurden werden auch nur die 15 verwendeten archiviert. Der Rest wird gelöscht ...

[Gast Schnitzel]

Der Ordner »alte Dokumente« wird nach dem das Projekt abgeschlossen bzw. ausgeliefert ist gelöscht. Wir behalten also auch nur das Ausgangsmaterial und das Endergebnis. Wenn es vom Kunden 150 Bilder gab und nur 15 verwendet wurden werden auch nur die 15 verwendeten archiviert. Der Rest wird gelöscht ...

Und bei Folgeprojekten werden die wieder angefordert? 

Für ein paar Kunden habe ich auch Bilderpool-Ordner aus denen ich mir immer das entsprechende raussuche.

Auch Zwischenstände speichere ich dauerhaft. Aber bei meinen wenigen Kunden, kann ich mir für mich selber das Chaos erlauben 

[Microboy]

Wenn absehbar ist, dass die Bilder noch in weiteren Projekten verwendet werden wandern sie in den Bilderpool des jeweiligen Kunden. Ab und an gestalte ich DVDs für einen Filmverleih und bekomme dann durchaus mal 500 Bilder à 10 MB. Da wird dann nur aufgehoben was verwendet wurde. Da der Kunde die Daten in seinem Archiv hat könnte ich sie aber jederzeit wieder anfordern.

 

Bei komplexeren Entwurfjobs werden auch mal Zwischenstände aufgehoben. Bei Anzeigen oder ähnlichem Kleinkram hebe ich aber keine Zwischenstände auf.

[Gast bertel]

Und bei Folgeprojekten werden die wieder angefordert? Für ein paar Kunden habe ich auch Bilderpool-Ordner aus denen ich mir immer das entsprechende raussuche.

Das haben wir auch, lassen es uns aber durchaus bezahlen. Einer der Bilderpools ist knapp 300 GB groß, und das zieht Kosten nach sich für Backup, Archivierung etc. Muss halt im Vorfeld besprochen werden.