PDF riesig groß nach Umwandlung in Formular

[J_hu]

Liebe Gemeinde!

Ich hoffe, ich bin mit meiner Anfrage nicht zu off-topic.

Ich hatte für unseren Verein eine »normale« Beitrittserklärung in InDesign erstellt: ausdrucken, ausfüllen und unterschreiben per Hand, dann entweder einscannen und zumailen oder persönlich abgeben.

Schriften sind Myriad und Minion, das Vereinslogo ist eine reine Vektorgrafik. Das PDF des Formulars  war 175 kB groß – soweit alles gut.

Jetzt hatte ich den gleichen Gedanken wie Ihr vermutlich gerade: Mann , ist das umständlich (und unter Umständen auch nicht immer leserlich) – warum also nicht auf ein PDF-Formular umstellen, das direkt am Rechner ausgefüllt werden kann?

Ich habe also in Acrobat Pro DC die üblichen Felder (Name, Vorname, Straße und Hausnummer, PLZ und Stadt, Geburtsdatum, drei Telefonnummern, Email-Adresse, Homepage, Kontoinhaber, IBAN, Kreditinstitut, BIC, Datum und Ort) in Eingabefelder umgewandelt. Schrift Arial, außer für IBAN und BIC, da hab ich Courier New Bold genommen und die Eingabefelder so groß gemacht, dass 22 Zeichen (IBAN) und 11 Zeichen (BIC) genau reinpassen – in der Hoffnung, dass es auffällt, wenn zu wenige Zeichen eingegeben wurden. Mehr als 22 bzw. 11 habe ich nicht zugelassen.

Dann noch schnell einen Button hinzugefügt, mit dem man alle Felder wieder zurücksetzen kann, abgespeichert, und siehe da: > 11 MB 

Weiß hier jemand, ob diese enorme Dateigröße normal ist? Was könnte der Grund dafür sein?

Das Formular lässt sich zwar wunderbar ausfüllen und auch schön ausdrucken (ja, ohne den Formular-löschen-Button), aber die Dateigröße macht es eigentlich für den geplanten Einsatz untauglich …

Lieben Dank für etwaige sachdienliche Hinweise und

viele Grüße,

Jürgen

[Gast bertel]

Wenn du es zur Verfügung stellst, kann ich gern reinschauen …

[J_hu]

Hallo bertel,

und vielen Dank für das Angebot. Müsste ich dann von zu Hause schicken (bin im Büro); könnte also heute abend werden, schlimmstenfalls erst morgen früh.

Im ersten Ansatz fallen mir nur eingebettete Fonts ein, die das Dokument so groß machen …

Gruß,

Jürgen

 

[Gast bertel]

Können auch z.B. Farbprofile sein, die ein pdf groß machen.

[guest_12]

Formularfelder erzeugen schon eine gewisse Dateimenge, allerdings hört sich das jetzt recht überschaubar an. Ich habe hier 2-seitige PDF mit sehr umfangreichen Formularen, das sind geschätzt ca. 20 Eingabefelder, 200 Klickfelder die, je nachdem, wie oft man sie anklickt ein Häkchen, einen Kreis, ein Kreuz oder unausgefüllt sind sowie ca. 20–25 Popupfelder mit 8 Auswahlmöglichkeiten. 

 

Das InDesign, inklusive 2 kleiner Vektorgrafiken, ohne die Felder, als PDF gerechnet hat ca. 500 KB, inklusive aller Formularfelder bewegt sich die Größe zwischen 3,5 und 4,5 MB.

 

Die Klickfelder und die Eingabefelder sind in InDesign angelegt, die Popups in Acrobat.

 

Wie bertel schon sagte, man müsste sich das mal anschauen. Was helfen könnte, rechne mal die Metadaten raus. Das ist seit DC gut versteckt zu finden wenn du auf Werkzeuge gehst und dort unter der Rubrik »Schützen und standardisieren« auf »Schwärzen« klickst. Daraufhin erscheint oben eine Leiste mit verschiedenen Optionen, dort »Ausgeblendete Informationen entfernen« auswählen, in der Leiste links alle Häkchen außer Metadaten wegnimmst und dann auf »entfernen« klickst.

 

edit:

ich habe eben mal schnell ein formular angelegt, A4, mit 100 Formularfeldern, 80 in Arial, 20 in Courier, und noch ca. 500 Zeichen Text dazu. Als interaktives PDF gerechnet hat das PDF knapp 150 KB. Ein zweites PDF, Seite mit gleicher Textmenge aber ohne Felder gerechnet, und die Formularfelder in Acrobat angelegt kommt auf eine vergleichbare Größe. Ich vermute eher wie bertel schon sagte Farbprofil, Metadaten, sowas in der Richtung.

 

 

[Þorsten]

vor 3 Stunden schrieb J_hu:

Ich hatte für unseren Verein eine »normale« Beitrittserklärung […]

[mit den] üblichen Felder[n] (Name, Vorname, Straße und Hausnummer, PLZ und Stadt, Geburtsdatum, drei Telefonnummern, Email-Adresse, Homepage, Kontoinhaber, IBAN, Kreditinstitut, BIC, Datum und Ort)

Nur mal nebenbei: ist es aus irgendeinem Grund unerlässlich, all diese Daten zu erheben? Aus datenschutzrechtlicher Sicht scheint mir das ziemlich wahnsinnig.

 

Wir haben mal ein langes IT-Projekt für eine amerikanische Landesregierung gemacht, bei dem solche Daten zur Erfüllung gesetzlich vorgeschriebener Aufgaben solche Daten tatsächlich erhoben werden mussten. Die Infrastruktur zum Schutz dieser Daten hat selbst gestandene Silicon-Valley-Hacker wie uns beeindruckt. Kein normaler deutscher Verein hat auch nur annähernd die Expertise oder die Ressourcen, um sensible Daten hinreichend zu schützen.

[J_hu]

vor einer Stunde schrieb Þorsten:

Nur mal nebenbei: ist es aus irgendeinem Grund unerlässlich, all diese Daten zu erheben? Aus datenschutzrechtlicher Sicht scheint mir das ziemlich wahnsinnig.

Hmm, also ich denke, wenn jemand in einen Verein eintritt, ist es legitim, dass zumindest seine Adresse bekannt ist. Es muss ja z.B. die Einladung zur Jahreshauptversammlung ordnungsgemäß zugestellt werden können.

 

Telefonnummern, Email und Homepage sind natürlich freiwillige Angaben, aber wenn man regelmäßig über Aktivitäten des Vereins (in diesem Fall ein Fotoverein) informiert werden möchte, können da eine Telefonnummer und eine Email-Adresse schon hilfreich sein. Das Geburtsdatum ist im Prinzip auch freiwillig, dann gibt's halt keine Glückwunschkarten und zum runden Geburtstag/Jubiläum kein Geschenk; kann man vermutlich mit leben. Und wer eine eigene Internetseite hat und auf dieser seine eigenen fotografischen Machwerke veröffentlicht, wird in der Regel die URL der Homepage nicht geheimhalten wollen.

 

Desweiteren sind wir gerade dabei, alle Mitglieder auf SEPA-Lastschriftmandate umzustellen; das vereinfacht das »Eintreiben« der Mitgliedsbeiträge zum Jahresanfang doch erheblich. Früher gab es noch die Option »Ich überweise den Jahresbeitrag Anfang Februar selbst«, aber das muss dann natürlich auch alles nachgeprüft werden. Wir bieten daher diese Option jetzt auf dem Formular gar nicht mehr an. Wer ein absolutes Problem damit hat, uns seine Kontodaten mitzuteilen, der wird uns das schon sagen, und dann werden wir auch eine andere Lösung finden, aber wir wollen die Anzahl dieser Fälle so gering wie möglich halten.

 

Ansonsten werden die Daten von dem ausgedruckten oder eingescannten und per Email zugeschickten Formular von unserem Kassierer in unsere Vereins-Software übertragen, und dann wird das Formular (in Papierform) in einem Ordner abgeheftet. Über die Vereins-Software (von der Sparkasse) werden Anfang des Jahres die Beiträge eingezogen; außerdem lassen sich daraus (nur vom Kassierer und nur bei entsprechendem Bedarf) Listen exportieren, z.B. über bevorstehende Geburtstage oder Jubiläen.

Ich weiß nicht, ob diese Datensammlung jetzt für einen Verein sooo ungewöhnlich ist. Wenn wir jetzt Familienstand, Steuerklasse, Religion/Konfession, Anzahl der ehelichen und unehelichen Kinder, Jahresgehalt, Schufa-Einträge, irgendwelche persönlichen Neigungen usw. abgefragt hätten, könnte ich die Bedenken durchaus verstehen. Aus der Mitgliedschaft bzw. von angehenden Neumitgliedern gab es zumindest bisher – soweit ich informiert bin – bezüglich der von uns abgefragten Daten keine derartigen Bedenken.

 

Worin siehst Du denn das konkrete Problem? Dass die Daten vom Verein überhaupt erhoben werden oder dass sie ggf. von irgendwem unrechtmäßig abgefischt werden könnten?

[Þorsten]

Dass ihr Menschen, die solche Angaben nicht machen wollen, nicht ausschließt, ehrt euch, ändert aber nichts an dem Geschrei der Mitglieder (die das alles freiwillig angegeben haben) nach einem Datenklau.

 

Und ja, bei vielen Vereinen, Unternehmen und sonstigen Sonstigen ist diese Datensammelei leider üblich.

 

Aber solche Daten sind eben auch ein wundervolles Geschenk für Identitätsdiebe. Dabei geht es gar nicht um das eine oder andere Datenfeld, sondern die vielen zusammen. Welche Daten solltet ihr also abfragen und welche nicht?

 

Klar, um Namen und Kontaktmöglichkeiten kommt ihr kaum herum. Aber ihr könnt euch und eure Mitglieder schützen, indem ihr sie gleich dazu ermuntert, nur solche Angaben zu machen, die für den Verein absolut notwendig sind, die Datensammlung für Diebe, Datenhändler und ähnliche aber weniger interessant machen. So sollten 2. Vornamen nie abgefragt (oder gespeichert) werden. Es ist für »normale« Vereine auch nicht essentiell wichtig zu wissen, dass Willi hochoffiziell Wilhelm heißt. Also ermuntert Mitglieder, nur ihren üblichen Rufnamen anzugeben.

 

Komplette Geburtsdaten (besonders mit Jahr) sind ganz schlecht. Wollt ihr unbedingt Karten verschicken, erhebt nur den Geburtsmonat.

 

Was die Kontaktmöglichkeiten angeht, könnt ihr einfach eine oder zwei Felder anbieten, in die (Neu-)Mitglieder die entsprechenden Nummern oder Adressen eintragen, unter denen sie am liebsten kontaktiert werden wollen. (Gebt ihr alles an, werden viele auch alles eintragen, selbst wenn es optional ist.)

 

Komplette Meldeadressen würde ich auch nur dann sammeln, wenn es vereinsrechtlich vorgeschrieben ist oder Mitglieder eben explizit wünschen, per Post kontaktiert zu werden.

 

Und komplette Bankverbindungen?! Ne, das ist leider auch ganz schlecht. Arrangiert eine andere Möglichkeit, die Beiträge einzutreiben. Da gibt es viele Möglichkeiten. Ihr könnt Mitgliedern Hilfe dabei anbieten, Daueraufträge einzurichten. Nutzt irgendein Zahlungssystem, das einfach ist, aber nicht von euch verlangt, die Bankdaten eurer Mitglieder selbst in die Hand zu nehmen (oder gar übers ganz Jahr zu speichern.) Oder vielleicht bietet eure Bank Möglichkeiten an, dass ihr nur elektronische Schlüssel speichert, die nur euch erlauben, die Mitgliederbeiträge einzuziehen, für Datendiebe aber nutzlos sind. Solche Technologien gibt es.

[Gast Schnitzel]

Wir wurden vom Anwalt aufgeklärt bei dem Mitgliedsantrag nur die unbedingt notwendigen Daten abzufragen, da Vereine anscheinend verpflichtet sind, die gespeicherten Daten so schlank wie möglich zuhalten. Die Bankdaten für den Bankeinzug waren aber kein Problem. 

[Þorsten]

Prima (was die »nur unbedingt notwendigen« Daten angeht)! 

 

Was Bankdaten angeht: nur weil etwas legal ist, muss es nicht empfehlenswert sein. Aus eigenem Interesse sollten sich Vereine und andere Organisationen 2× überlegen, ob sie Finanzdaten ihrer Mitglieder speichern wollen. »Unbedingt notwendig« sind Bankverbindungen ja nun auf keinen Fall.

[J_hu]

So, das PDF hat jetzt nur noch 935 kB, was doch einigermaßen annehmbar ist.

Ich hatte das Original-PDF zu Hause auf meinem Mac erzeugt, das interaktive Formular daraus aber im Büro unter Windows erstellt. Als das Formular soweit fertig war, fiel mir auf, dass ich vergessen hatte, im Fußbereich der Seite eine kleine Aktualisierung vorzunehmen. Diese Änderung hab ich dann direkt im Acrobat vorgenommen, allerdings – wie gesagt – unter Windows.

Dadurch ist vermutlich ein weiterer Font ins PDF eingebettet worden.

Habe dann auf einer Hilfeseite von Adobe gelesen, dass eingebettete CID-Schiftarten (und so eine hab ich unter »Eigenschaften« in der Schriftenliste gesehen) ein PDF ziemlich aufblähen können.

Jetzt habe ich das interaktive Formular auf dem Mac nochmal aus dem Original-PDF neu erstellt, und alles hat erwartungsgemäß funktioniert.

Vielen Dank für die rege Anteilnahme und auch für die Denkanstöße zur Datensammlung. Ich werde das Thema bei der nächsten Vorstandssitzung auf jeden Fall ansprechen.

[Buchlayout]

Also der Trick ist, die PDF-Datei in Acrobat immer noch einmal (und dann noch einmal) abzuspeichern. (Dabei die alte überschreiben.) Dann verringert sich die Dateigröße oft drastisch.

[padu]

Hatte exakt das gleiche Problem: Hier ist die Lösung, die bei mir direkt funktioniert hat: https://answers.acrobatusers.com/How-I-reduce-file-size-fillable-PDF-created-Acrobat-IX-q230763.aspx

 

Zusammen mit dem Hinweis hier zu den eingebetteten Schriften: https://administrator.de/knowledge/dateigröße-erzeugen-adobe-acrobat-formularen-verringern-203978.html