PDF-Formular und Datenzusammenführung

[Cajon]

Servus zusammen,

ich habe Formulare, die bis auf eine ID immer gleich aussehen, und die ich gern als PDF-Formular exportieren würde.

Bis jetzt hab ich aber nur entweder oder geschafft, also entweder für jede ID einzeln der Export als interaktives PDF, oder für alle IDs der gesammelte Export als Druck-PDF, das ich dann in Acrobat in viele einzelne Dateien aufteile (und die dann umbenenne).

Kennt jemand eine Möglichkeit mit wenig Aufwand massenweise interaktive Formulare zu exportieren? Es sind mehrere Hundert IDs, daher würde das einiges an Arbeit ersparen.

[Martin Schulz]

Nur zum besseren Verständnis: Du hast ein mehrseitiges InDesign-Dokument (?), mit einem (dem gleichen?) Formular und auf jeder Seite eine unterschiedliche ID (XY123, oder so?) und möchtest gern möglichst arbeitsarm jeweils formular-xy123.pdf, formular-xy456.pdf usw. als interaktives PDF exportieren. Richtig?

[Cajon]

Ich hab ein einseitiges Dokument, in das mit der Datenzusammenführung aus einer txt-Datei die IDs (vierstellige Zahlen) geladen werden. Bis jetzt exportiere ich dann eine vielseitige PDF-Datei mit einer Seite pro ID. Die teile ich nachher mit Acrobat in viele PDFs mit je einer Seite auf. Da die IDs größtenteils fortlaufend sind kann ich die PDFs dann mit einem Massenumbenennungsprogramm* analog zur enthaltenen ID umbenennen. So habe ich dann z.B. eine Datei, die sowohl im Dateinamen als auch im Druck die ID 0123 enthält.

Mit dieser Methode bekomme ich aber nur Druck-PDFs. Zumindest habe ich keine Option für interaktive PDFs beim PDF-Export über die Datenzusammenführung gefunden. Es wäre halt praktisch, wenn die, die mit den PDFs arbeiten sollen, die auch am Rechner ausfüllen könnten. Das sind nämlich teilweise sehr technikferne Benutzer, teilweise aber auch mit schwieriger Handschrift.

 

* Mac z.B. Name Mangler, Windows z.B. Advanced Renamer

[Gast bertel]

Bei der Datenzusammenführung kannst du doch ein "zusammengeführtes Dokument" erstellen, das alle Datensätze beinhaltet. Dieses als interaktives pdf ausgeben, in Acrobat trennen und die Einzeldokumente umbenennen.

[Martin Schulz]

Beim Exportieren eines interaktiven PDFs kann man doch mit der Option "Separate PDF-Dateien erstellen" das Zerlegen des mehrseitigen PDFs in Acrobat sparen, oder?

[Gast bertel]

Stimmt, das geht ja auch. Und wenn die Seiten in InDesign gleich identisch zur Nummerierung benannt werden, ist der Dateiname dann auch gleich richtig.

[Martin Schulz]

vor 35 Minuten schrieb Cajon:

* Mac z.B. Name Mangler

Nur aus Neugierde: Kann das Programm die ID aus dem PDF herauslesen? Oder nummeriert das nur die Dateien durchlaufend, wie das eigentlich auch das MacOS selbst kann?

[Cajon]

vor einer Stunde schrieb Martin Schulz:

Nur aus Neugierde: Kann das Programm die ID aus dem PDF herauslesen? Oder nummeriert das nur die Dateien durchlaufend, wie das eigentlich auch das MacOS selbst kann?

Nummeriert unabhängig vom Inhalt der Datei. Aber kann ziemlich viel mehr oder bietet zumindest ein GUI für GREP.

[Cajon]

Die restlichen Vorschläge probiere ich am Montag aus, aber wenn das funktioniert wie gedacht dann wäre das schon sehr praktisch. Schonmal vorläufig Danke! 😉

[Cajon]

Ich hab jetzt mal versucht mehrere hundert Seiten zu erzeugen. Damit lege ich InDesign lahm. Ein Versuch mit zehn Seiten hat funktioniert wie von euch vorgeschlagen, ich habe dann ein InDesign-Dokument mit mehreren Seiten und kann das als interaktives PDF exportieren. Ich kann zwar so nicht die Stellenanzahl der Zahlen im Dateinamen beeinflussen, aber die Formularfelder sind enthalten. Die Dateinamenänderung kann ich dann wieder mit z.B. Advanced Renamer vornehmen.

Da ich aber wie gesagt so InDesign lahmlege und auch den ganzen Rechner verlangsame wird das irgendwie leider doch nichts für den regelmäßigen Gebrauch.

[Gast bertel]

vor 9 Minuten schrieb Cajon:

Ich kann zwar so nicht die Stellenanzahl der Zahlen im Dateinamen beeinflussen

Das sollte gehen, wenn du die Seitenzahlen entsprechend mit führenden Nullen versiehst.

[Christian Z.]

Interessantes Thema. Folgendes Zitat ließ mich aufhorchen:
 

Am 17.5.2019 um 17:37 schrieb bertel:

Stimmt, das geht ja auch. Und wenn die Seiten in InDesign gleich identisch zur Nummerierung benannt werden, ist der Dateiname dann auch gleich richtig.

Bekommt man irgendwie eine XML-Datei mit variablen Dokument-IDs so in InDesign geladen dass nach dem Export die Dateien einzeln nach den IDs benannt sind?

 

Beispiel: Ich habe eine Kundenliste mit 50 Zeilen, erste Spalte ist eine ID, die sich aus Vor- und Nachname zusammensetzt (oder auch frei definiert werden kann), beispielsweise "LisaMüller". Ich lade die XML in InDesign, pro Kunde wird eine Seite, beispielsweise eine Ostergrußkarte, generiert: "Liebe Lisa Müller, wir wünschen Frohe Ostern!". Diese Datei voller individualisierter Einzelseiten möchte ich nun aus InDesign exportieren, wobei die Karte für Lisa Müller mit dem Namen LisaMüller.pdf versehen werden soll. Geht das? Wie geht das?

 

Bonusfrage: Die PDF-Dateien sollen alle gleich benannt sein, aber in Unterverzeichnissen, die nach IDs benannt werden, Beispiel: /Kunden/LisaMüller/Ostergruß.pdf. Wie könnte das klappen?

[Gast bertel]

Nur ein Gedanke auf die Schnelle: Man müsste VornameName im InDesign in die MetaDaten bekommen, dann könnte ein Renamer diese auslesen und das pdf entsprechend benennen.

 

https://helpx.adobe.com/de/incopy/using/including-metadata-story.html

[Cajon]

Am 20.5.2019 um 14:00 schrieb bertel:

Nur ein Gedanke auf die Schnelle: Man müsste VornameName im InDesign in die MetaDaten bekommen, dann könnte ein Renamer diese auslesen und das pdf entsprechend benennen.

 

https://helpx.adobe.com/de/incopy/using/including-metadata-story.html

Aber aus dem Ursprungs-InDesign-Dokument erzeuge ich doch mit der Datenzusammenführung immer erst mal eine Datei, egal ob das schon ein PDF ist oder erst als Zwischenschritt das InDesign-Dokument mit einer Seite pro Datensatz. Diese eine Datei hat dann auch einen Satz Metadaten. Wie bekommt man dann hinterher das korrekt auf die einzelnen PDFs aufgeteilt?

[Cajon]

Ich habe inzwischen einen Fast-Erfolg erzielen können. Es ist noch nicht ganz so wie ich es gerne hätte, aber das ist ein eher kosmetisches Problem.

1. Es darf kein Platzhalter für die Inhaltszusammenführung auf einer Musterseite sein. Damit die späteren Schritte funktionieren muss er auf einer normalen Seite sein, und die Datenzusammenführung funktioniert nicht wenn sowohl auf normalen Seiten als auch auf Musterseiten Platzhalter sind.
2. Im Dokument ist ein Formular angelegt, in dem die Kunden ihre Adresse und die Stückzahl pro Artikel eintragen können.
3. Ich exportiere die Datei über die Datenzusammenführung. Dabei verwende ich nicht wir früher den Export direkt als PDF-Datei mit vielen Seiten, sondern erzeuge mit "Zusammengeführtes Dokument erstellen" eine neue InDesign-Datei.
4. In dieser neuen InDesign-Datei gibt es jetzt pro Eintrag in der Datenquelle eine Seite (oder mehr, falls das Originaldokument mehr als eine Seite hat). Auf jeder neuen Seite ist der Gutscheincode eingetragen, der das Absatzformat "Rabatt Code" verwendet.
5. Ich erzeuge neben dem Seitenbereich im nicht druckenden Bereich ein Inhaltsverzeichnis (die Standardeinstellungen reichen aus), so dass es beim Export als PDF nicht sichtbar ist.
6. Ich exportiere das Dokument als interaktive PDF-Datei und habe dabei die Optionen "Formulare und Medien: Alles einschließen", "PDF mit Tags erstellen" und "Struktur für Aktivierungsreihenfolge verwenden" aktiviert. Dabei entsteht eine PDF-Datei mit Formular und Lesezeichen. Die Lesezeichen sind die Einträge aus dem Inhaltsverzeichnis, also die Gutscheincodes.
7. In Acrobat Pro verwende ich die Funktion "Seiten verwalten". Dort klicke ich auf "Aufteilen" und stelle "Aufteilen nach: Übergeordnete Lesezeichen" ein. Bei den Ausgabeoptionen Stelle ich "Namen der Lesezeichen als Dateinamen verwenden" ein. Zum Schluss klicke ich auf "Aufteilen".
8. Ich erhalte eine PDF-Datei pro Lesezeichen, der Name entspricht dem Lesezeichen. Die Formulare funktionieren. Jetzt kann ich noch mit einem Dateimassenumbenennungsprogramm (Mac: Name Mangler, Windows: Advanced Renamer) die Dateien mit einem Präfix (z.B. "Bestellschein Endkunde") erweitern.

Probleme:

1. Bei vielen Einträgen in der Datenquelle dauert alles entsprechend lange, deutlich länger als beim direkten PDF-Export aus InDesign.
2. Die bei der Seitenaufteilung in Acrobat Pro erzeugten PDFs zeigen die Formularelemente teilweise anders an als die originale PDF-Datei. Ich habe hier Radiobuttons (entweder-oder-Auswahl) und Textfelder. Die Radiobuttons werden teilweise mit 3D-Optik angezeigt, obwohl sie eigentlich unausgewählt gar nicht sichtbar sein sollen.

Inzwischen bin ich bei über 2000 Gutscheincodes. Ich habe noch nicht getestet wie lange ich mit dieser neuen Methode brauchen würde.