InDesign-Dokument bei Problemen als IDML speichern?

[Microboy]

Wir hatten hier gerade ein InDesign-Problem: Auf einem Rechner hat Indesign immer wieder nach Schriften gefragt die in den Dokumenten nicht vorkamen und wo es den entsprechenden Schriftschnitt (Semibold) auch gar nicht gibt. Selbst bei neu erstellten Dokumenten tritt das Problem auf. Neustart, Font-Cache und INDesign-Prefs löschen half nicht. Nach einer Neuinstallation scheint es jetzt erst einmal wieder zu gehen.

 

In diesem Zuge kam auf, dass man wohl bei Problemen mit Dokumenten und speziell mit älteren Dokumenten die Datei als IDML abspeichern soll um sie anschließend wieder in Indesign zu öffnen und als Indesign-Dokument abzuspeichern. Die Dokumente wären dann wohl kleiner und von »Altlasten« befreit. Angeblich empfiehlt Adobe dies sogar.

 

Kennt jemand dieses Vorgehen und hat Erfahrungen damit? Ich stehe IDML eher skeptisch gegenüber da ich immer fürchte es zerschießt die Dokumente oder es gehen Infos verloren.

 

[Ralf Herrmann]

Zerschossen werden sollte nichts. Es ist ja nur eine andere, etwas kompatiblere Speicherart, die nicht zwingend das Speichern und anschließende Öffnen mit der gleichen oder einer neueren Programmversion erfordert. 

[Gast bertel]

vor 40 Minuten schrieb Microboy:

Kennt jemand dieses Vorgehen

Kenne ich und wende ich gern an. Gerade bei umfangreichen Dokumenten mit mehreren hundert Seiten geht die Dateigröße schon mal auf ein Zehntel der ursprünglichen zurück, da scheinen wirklich viele Altlasten über Bord geworfen zu werden. Verloren gegangen ist noch nie etwas.

InDesign ist xml-basiert, an dieser Struktur wird durch das idml nichts geändert.

[R::bert]

Meine Erfahrung ist, dass dabei gerne Bildverknüpfungen verloren gehen und man nur noch graue Bildcontainer vorfindet. Die Abbildungen bleiben zwar als Platzhalter an Ort und Stelle, aber man muss die Verknüpfungen aktualisieren, wenn man sie wieder sehen möchte. Daher zaudere ich bei vielen Abbildungen mit solch einem Schritt.

 

vor 57 Minuten schrieb Microboy:

Wir hatten hier gerade ein InDesign-Problem: Auf einem Rechner hat Indesign immer wieder nach Schriften gefragt die in den Dokumenten nicht vorkamen und wo es den entsprechenden Schriftschnitt (Semibold) auch gar nicht gibt.

Da ist man ggf. schneller über »Schriften suchen/ersetzen« die Problemstellen zu beheben.

[Gast bertel]

vor 8 Minuten schrieb R::bert:

Da ist man ggf. schneller über »Schriften suchen/ersetzen« die Problemstellen zu beheben.

Da das Problem bei ihm auch bei neuen Dokumenten auftritt, ist aber irgendwas faul am System. Da würde ich mich nicht auf eine nachträgliche Ersetzung verlassen wollen.

@Microboy: Hast du Formatvorlagen, die eine falsche Schrift-Schnitt-Zuordnung beinhalten?

[Microboy]

Beim heutigen Problem war gewaltig der Wurm drin und auch das Erstzen der angefragt Schriften brachte nichts.

 

Es kommt immer wieder mal vor, dass InDesign nach einem Schriftschnitt fragt den es nicht gibt (konkret fragte InDesign nach der Meret Pro Semibold - die gibt es aber nur in Medium und Bold). Dann ersetze ich durch den korrekten Schnitt und alles ist wieder gut. Ob das an zerschossenen Formatvorlagen liegt habe ich bisher nie geprüft – klingt aber interessant. Fragt sich trotzdem wie solche Fehler zustande kommen.

 

Das Speichern als IDML testen wir beim nächsten Problem mal.

 

[Gast bertel]

vor 7 Minuten schrieb Microboy:

Fragt sich trotzdem wie solche Fehler zustande kommen.

Meist, wenn von Hand die Schriftart geändert wird, das Telefon klingelt und man vergisst den Schnitt auszuwählen … der steht dann in eckigen Klammern und man wundert sich.

[Sebastian Nagel]

INDD ist - vereinfacht gesagt - ein serielles Format, d.h. es werden Änderungen, Ergänzungen etc. beim speichern hinten angehängt. Das ist super, weil bei einem Programmabsturz kaum was kaputt oder verloren gehen kann.  Es hat aber den Nachteil, dass sich in einem Dokument das über lange Zeit bearbeitet wird, sehr viel altes im Dokument ansammelt, das nie aufgeräumt wird sondern nur durch neueres weiter hinten in der Datei ersetzt wird. Weiters werden im INDD-Dokument auch Bildvorschauen, Textumbruch etc. als Zustand abgespeichert, das hilft beim Öffnen, da die Vorschauen nicht aus den Zuspieler-Dokumenten errechnet werden müssen, und sogar dann sichtbar sind wenn die Verknüpfungen fehlen sollten, der Textumbruch muss nicht neu kalkuliert werden, etc. Aber das sammelt haufenweise Material im Dokument an.

 

Es lohnt sich, ab und zu die Datei unter neuem Namen zu speichern – das kürzt alles raus, was im aktuellen Zustand des Dokuments nicht mehr wirksam ist. Die Dateigröße kann sich dabei durchaus deutlich verkleinern (halbieren, ...). Es ist und bleibt aber das selbe Dokument, es wird nichts konvertiert, nur weg gelassen was wirklich nicht mehr gebraucht wird. D.h. die Vorschauen aktueller Bilder, errechneter Textumbruch etc. bleiben bestehen.

 

Die nächste Stufe ist dann IDML: dort wird praktisch nur der aktuelle Datensatz abgelegt den Indesign unbedingt benötigt um das Dokument wieder darstellen zu können. Bildvorschauen, Textumbruch etc. werden dabei gelöscht, und das spart gewaltig Platz ein. Dadurch dauert das Öffnen von IDML-Dokumenten viel länger, da dann alle diese Sachen neu berechnet werden müssen.  Angenehmer Nebeneffekt: auch Unsinn der sich ins Dokument eingeschlichen hat, und den Indesign beim Öffnen als gegeben ohne weiteres Nachdenken annimmt, fliegt so oft aus dem Dokument raus – z.b. eine korrupte Bildvorschau, Schriftlisten(!), etc.

 

Beim Öffnen von IDML in der selben Indesign-Version hatten wir dabei bisher keine dramatischen Probleme. In einem Fall in dem wir komplexe GREP-Formatierungen in den Formatvorlagen hatten, haben diese danach nicht mehr dem Originalzustand entsprochen, die Formatierungsstrings waren einfach nicht mehr die selben – dadurch wurde anders formatiert, der Textsatz war "kaputt". Das ließ sich beheben. Außerdem werden offenbar Informationen wie z.B. die manuell erstellte Reihenfolge der Formatvorlagen in der Vorlagen-Palette nicht mitgespeichert, sondern sie werden in der IDML nach Erstellungs-ID sortiert ... bei umfangreichen Vorlagensystemen ist die Rekonstruktion mühsam und es schmälert das Vertrauen ob schon alles richtig gemacht wurde.

Immer etwas spannend wird es auch, wenn man eine IDML-Datei verwendet, um ein neues Dokument in einer älteren Indesign-Version zu öffnen – auch dafür ist das Format ja eigentlich gedacht, aber wie genau Features dabei interpretiert werden die in der alten Version nicht vorhanden sind, ist von Fall zu Fall zu prüfen ... Tendenziell geht dabei was kaputt.

 

--> bei uns in der Agentur machen wir IDML nur dann, wenn es gar nicht anders geht – sogar wenn wir Indesign-Daten mit externen Partnern austauschen, ist die erste Wahl eine frisch gespeicherte INDD-Datei, um diese Fragezeichen zu umgehen.  Aber für schnelle Reparaturen ist es ein Mittel zum Zweck, wobei dem Resultat ein gesundes Misstrauen entgegengebracht wird – wenn das die 14. Sprache eines fertigen Projekts ist, geht das, wenn es das komplexe Master-Dokument für eine ganze Dokumentgruppe ist, rate ich dazu ein Backup zu holen und sich die verlorene Arbeit lieber nochmal anzutun als was zu riskieren.

 

 

Wie so eine Schrift die es nicht gibt ins Dokument kommen kann ...

• manchmal über Vererbung von Formatvorlagen: angenommen du hast Schrift A Semibold für den Fließtext, und Schrift B für die Überschrift, die auf A basiert aber keine Semibold hat, und du stellst das nicht auf Regular oder Bold um --> sucht Indesign nach einer Schrift B Semibold.  Wenn das in einer Indesign-Installation mal eingestellt wird, während kein Dokument offen ist, gilt es für alle folgenden neuen Dokumente.
• Auch schon gesehen: über verknüpfte Illustrator-Dateien die diesen Fehler mitbringen ... selbst wenn die Datei später wieder raus fliegt oder korrigiert wird, fliegt teilweise dann diese fehlende Schrift in der Dokument-Font-Liste herum und lässt sich nicht mehr ersetzen.

 

Was helfen kann:

• die Formatvorlagen radikal durcharbeiten oder gar löschen bis man den verantwortlichen gefunden hat
• Werkzeugleiste und Paletten abklappern ob dort irgendwo in einem Eingabefeld diese Semibold drinsteht die es nicht gibt
• Über Schrift > Schriftart suchen ...  die Schrift versuchen zu ersetzen und den Haken "alle ändern definiert auch Formate neu" setzen
• (wenn das für neue Dokumente ungewollt immer passiert, sollte das gemacht werden wenn KEIN Dokument geöffnet ist. Wenn ein bestimmtes Dokument betroffen ist, dann natürlich mit diesem geöffnetem Dokument.)
• Wenn nichts mehr geht und das betroffene Dokument wichtig ist ... Scripting: alles was in Indesign nicht per Interface geht, geht per Scripting ... man kann dort das gesamte Dokument nach gewissen Eigenschaften durchsuchen (eben z.B. eingestellte Schriftschnitte) und diese dann ersetzen durch etwas was vorhanden ist. Wie das konkret geht müsste ich jetzt auch recherchieren und ist möglicherweise fallabhängig, d.h .der Aufwand lohnt sich nur bei wichtigen Dokumenten.  Ein Einstieg ist offenbar hier zu finden:  https://indisnip.wordpress.com/2010/08/24/findchange-missing-font-with-scripting/